8 etapów doświadczenia gościa w hotelu – jakie narzędzia i aplikacje je wspierają?

Doświadczenie gościa w hotelu składa się z ośmiu etapów – od inspiracji w social mediach, przez rezerwację i pobyt, aż po lojalność po wyjeździe. Każdy z nich można wspierać narzędziami i aplikacjami – od PMS i channel managerów, przez systemy płatności online i CRM, po programy lojalnościowe. Sprawdź, jakie rozwiązania globalne i dostępne w Polsce pomagają hotelom tworzyć spójną, cyfrową pętlę doświadczeń gościa.

Doświadczenie gościa z hotelem to nie tylko sam pobyt. To cała podróż, która zaczyna się na długo przed przyjazdem i trwa jeszcze długo po wymeldowaniu. Każdy etap to okazja, by zbudować relację, wzmocnić lojalność i zwiększyć przychody.

Dziś trudno wyobrazić sobie skuteczne zarządzanie tą podróżą bez wsparcia technologii. Pytanie brzmi nie tyle „jakie systemy mamy”, ale czy one ze sobą współpracują. To właśnie integracja narzędzi tworzy spójną, cyfrową pętlę doświadczeń gościa.

1. Inspiracja

Tu rodzi się pierwsza myśl o podróży. Zdjęcie na Instagramie, film na TikToku, recenzja influencera – to emocje, które kształtują wybory.

👉 Narzędzia:

• Social media: Instagram, TikTok, YouTube, Facebook.

• Planowanie i analiza treści: Kontentino, NapoleonCat, Hootsuite, Buffer.

• Tworzenie materiałów wizualnych: Canva, CapCut, Adobe Express.

2. Przed rezerwacją

Gość czyta recenzje, sprawdza oceny i porównuje hotele na mapach i OTA. To tutaj zapada decyzja, kogo w ogóle rozważa.

👉 Narzędzia:

• Wizytówki i mapy: Google Business Profile, Google Maps.

• OTA i metasearch: Booking.com, Trivago, Expedia, Google Travel.

• Opinie i reputacja: ReviewPro, TrustYou, Customer Alliance.

• Ankiety i feedback: Survicate, Typeform, SurveyMonkey, Customer Alliance.

3. Rezerwacja

Decyzja zapadła. Teraz kluczowe są wygoda i bezpieczeństwo procesu – od strony gościa i od strony hotelu.

👉 Narzędzia:

• Silniki rezerwacyjne: Bookassist, D-EDGE, Siteminder, SynXis, NetAffinity.

• Channel manager: SiteMinder, D-EDGE, YieldPlanet.

• Płatności online: PayU, Przelewy24, Tpay, BLIK, Stripe, Adyen, PayPal, Apple Pay, Google Pay.

4. Przed przyjazdem

Moment, w którym hotel może zbudować relację i przygotować gościa do pobytu – od informacji praktycznych po subtelny upsell.

👉 Narzędzia:

• CRM i marketing automation: Revinate, GuestJoy, HubSpot, Klaviyo, Synerise, QuarticOn, FreshMail, GetResponse.

• Komunikatory i czaty: Messenger, WhatsApp Business, SMSAPI.

• Upselling: Oaky, UpsellGuru, Duve.

5. Meldowanie

Pierwsze wrażenie potrafi przesądzić o ocenie całego pobytu. Dziś coraz więcej hoteli daje wybór: recepcja albo obsługa mobilna – ważne jest aby upraszczać proces a nie go powielać (!).

👉 Narzędzia:

• PMS z modułem mobilnego check-in: Mews, Protel Air, Cloudbeds, Opera Cloud, Hotres, Hotelgram.

• Kioski samoobsługowe: Ariane Systems, 4Suites.

• Mobilne klucze i systemy dostępu: Salto KS, Assa Abloy, OpenKey, FLEXIPASS.

6. Pobyt

Najważniejszy etap. Dziś to nie tylko nocleg i śniadanie – to całość wrażeń, wellbeing i doświadczenia dodatkowe.

👉 Narzędzia:

• Aplikacje hotelowe i komunikacyjne: Duve, AeroGuest, Hotefy, MyStay.

• Rezerwacja usług dodatkowych i SPA: Book4Time, Mindbody, Zenoti, Versum.

• Opinie w czasie rzeczywistym: GuestRevu, ReviewPro.

• Housekeeping i operacje: Flexkeeping, Hotelkit, Optii, RoomAssistant.

7. Wymeldowanie

Szybki i bezproblemowy check-out może zamknąć pobyt pozytywnym akcentem – albo zepsuć ostatnie wrażenie.

👉 Narzędzia:

• Express check-out w PMS: Mews, Cloudbeds, Opera Cloud.

• Płatności automatyczne: PayU, Przelewy24, Tpay, Stripe, Adyen.

• Ankiety satysfakcji: Survicate, Medallia, Qualtrics, oraz wspomniane już reputation managers.

8. Po wyjeździe

To etap, w którym hotel pracuje nad lojalnością i powrotami.

👉 Narzędzia:

• CRM i e-mail marketing: Mailchimp, HubSpot, Klaviyo, ActiveCampaign, FreshMail, GetResponse.

• Programy lojalnościowe: Loyalty Starter, Paytronix, własne moduły CRM.

• Remarketing i reklama: Google Ads, Meta Ads, Criteo.

• Opinie i reputacja: TrustYou, ReviewPro, Customer Alliance.

Podsumowanie

8 etapów doświadczenia gościa to dziś nie tylko mapa podróży. To także mapa systemów i aplikacji, które wspierają hotele w każdym momencie tej relacji.

Najważniejsze nie jest jednak to, jaki CRM, PMS czy channel manager posiada hotel. Najważniejsze jest to, czy te narzędzia ze sobą rozmawiają – i czy razem tworzą spójny ekosystem, który pozwala zamknąć całą cyfrową pętlę doświadczeń.

Foto: pxhere.com/@Mohamed Hassan